平時必須輸入的資料有3種：
- 購買發票後，建立新的【期別】與所購買發票本的明細。
- 進銷交易後，【由AI會計】建立每一張發票的明細。
- 輸入所有作廢發票明細。
到申報時，就可輕鬆自動生成申報401表所需媒體檔：有4個檔案(其中3個是申報用的媒體檔，第4個是給你核對檢視使用的)，如下表。以統編為檔名的是可以匯入國稅局系統的媒體檔(檔名是政府規定的)。
| 96939237.BI | 這是【向政府購買發票本的清單】 |
| 96939237.TET_U | 這是【營業人銷售額與稅額申報書檔： 即401表申報書媒體檔】 |
| 96939237.TXT | 這是【營業人進、銷項資料檔】 |
| 可讀進銷.TXT | 這是讓人可以看懂的【進銷項明細】， 非匯入國稅局系統的媒體檔。 |
關於401表，有下列3個功能:
1.期別。
2.發票本明細&作廢發票。
3.生成401表資料檔(提供a.每個月401申報、b.每兩個月401申報)。
這3個功能在哪?
1.期別
你必須建立【期別】，例如民國113年6月，就建立11306。若有【前期留抵稅額】、【本期留抵稅額】，請紀錄於此處，生成申報媒體檔時，會將【前期留抵稅額】自動算入。舉例，如下圖，有11304與11306兩個期別。
從【期別】可以輸入、查看所有該期購買的發票本資料。如下圖，期別11306有兩本發票本的【發票種類】、【字軌】、【起號碼8個數字】、【訖號碼8個數字】。
2.發票本明細&作廢發票
在哪?如下圖:
請在此處輸入每一張作廢的發票，因為申報媒體檔中必須詳列報廢發票。舉例，如下圖，在11306的ZW字軌發票本中，輸入了5張作廢發票。
3.生成401表資料檔
提供a.每個月401申報、b.每兩個月401申報，都有。生成申報媒體檔前，務必請先執行【檢查發票資料】，然後才執行【生成營業人進、銷項資料檔】。
點選上圖的【生成401表資料檔】，畫面將如下圖，按下右側的【筆】，可進入選擇指令。
進入編輯功能後，選取【檢查發票資料】，然後按下【儲存】按鈕。如下圖:
若【發票資料】沒問題，會得到下圖訊息。
若有問題，系統會告知你。例如：
執行【生成營業人進、銷項資料檔】，然後按下【儲存】按鈕。如下圖:
執行【生成營業人進、銷項資料檔】後，若資料齊全，如下圖，會在瀏覽器的右上方出現下載的壓縮檔【貴公司統編.zip】(例如96939237.zip)。
如下圖，請到電腦的【下載】區找到它，將它解壓縮。
解壓縮後得到如下圖的藍色框檔案夾。
進入藍色框檔案夾，可看見4個檔案：
有4個檔案，其中以統編為檔名的是可以匯入【國稅局電子申報401表系統】的媒體檔。前３個檔案是可以直接匯入【國稅局電子申報401表系統】的媒體檔。