內部管理報表與對外申報資料，應以真實交易與原始憑證為基礎。財政簿長的內外帳功能，協助依不同用途整理與檢視帳務資料。
用途不同，交易資料要能相互核對
內部管理：供經營者與股東了解收入、支出及營運結果，依管理需求檢視帳務資料。
對外報表與申報：依適用的會計與稅務規則整理資料，相關認列、調整及申報內容，由財會或稅務專業人員確認。
差異核對：不同報表之間如有差異，應記錄原因、核對來源，保留對應的原始憑證。
用一筆真實支出，理解不同報表用途
例如，經營者希望將一筆有憑證的辦公室支出按部門比較，而對外報表按會計科目彙總。兩種檢視用途不同，仍應能回到同一筆原始交易核對。
帳務紀錄應忠實反映實際交易，不能將未發生的支出列為費用。系統協助整理與呈現資料，會計判斷與申報仍需由相關專業人員覆核。